Comment gérer son activité de coiffeur(se) à domicile quotidiennement ? En utilisant, de façon efficace et organisée, téléphone, ordinateur, agenda papier, planning, trieur de documents ou encore logiciels et applications en ligne. La clé pour ne pas être débordé(e) ? S’organiser et ne rien remettre au lendemain. Etre coiffeur à domicile les outils de gestion : On vous explique comment les optimiser au quotidien.
Agenda en ligne ou agenda papier pour noter ses rendez-vous
Nous l’avons dit plus haut, l’organisation c’est le maître mot d’un(e) coiffeur(se) pour travailler dans de bonnes conditions. Et à domicile, c’est d’autant plus vrai. Pour noter ses rendez-vous, avoir une visibilité sur l’ensemble du mois (ou semaine), un agenda est en effet indispensable.
Vous avez le choix : l’agenda papier, à emporter dans votre sac. Assurez-vous qu’il soit fonctionnel : un répertoire pour les numéros et noms de vos clients, suffisamment de place pour écrire les rdv et des remarques (références des couleurs, produits à emporter etc.), chaque jour de l’année.
Vous pouvez aussi opter pour des outils de gestion en ligne. Soit, via l’agenda de votre téléphone où vous pourrez choisir des rappels, un code couleur, un ordre d’importance… soit via une application. Google Agenda est souvent apprécié. L’interface est simple à comprendre, bien structuré et vous pouvez y noter tout ce que vous souhaitez. Synchronisez-le pour recevoir des alertes sur votre boite mail, par exemple.
Quelques agendas en ligne :
Adepte du papier ? N’hésitez pas à afficher sur votre frigo, dans votre bureau un calendrier-organiseur mois par mois. On en trouve d'ailleurs des très complets et magnétiques, vendus avec des parties détachables (post-it, liste de courses etc.), des gommettes etc.
Votre agenda sera votre repère pour noter vos rendez-vous, pour visualiser vos disponibilités que vous pourrez ainsi communiquer à vos clientes rapidement.
Votre téléphone portable comme outils de gestion
Noter ses rdvs dans un agenda en ligne, contacter un client depuis votre voiture… quand on est coiffeur(se) à domicile, le téléphone portable est indispensable.
Votre smartphone, c’est votre outil de gestion et de communication. Vos clients peuvent vous joindre, vous laisser des messages pour prendre rdvs. En outre, la fonction « bloc-notes » vous permet d’annoter votre journée pour ne rien oublier le soir venu.
Comment bien s’organiser pour répondre aux demandes de rdvs ?
Nous vous conseillons par exemple de consacrer, chaque soir après votre dernier rdv, 10 à 30 minutes pour vos rdvs. Vous pourrez écouter vos messages vocaux, lire vos sms et y répondre. C’est plus productif que de le faire plusieurs fois dans la journée.
La gestion de vos applications et réseaux sociaux de coiffeur à domicile avec votre téléphone
Vous ne possédez pas de GPS dans votre voiture ? Votre téléphone s’en charge ! Vous pouvez, au choix, télécharger une application GPS ou utilisez une version en ligne comme Google Maps. C’est aussi une bonne façon de connaitre votre temps de trajet, d’un rdv à un autre.
Applications GPS :
A noter : optez pour un forfait téléphone avec internet. Cela vous permettra d’accéder à toutes vos applications (y compris la fonction GPS), partout où vous vous trouvez.
Photo Pexels de Pixabay
Vous avez créé une page professionnelle sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram) ? Votre smartphone vous permet aussi de consulter votre page, de répondre à vos clients (messenger, commentaires). Mais aussi d’indiquer vos disponibilités de rdvs ou une annulation de dernière minute. C’est aussi l’occasion de prendre des photos de vos prestations et de les poster sur vos réseaux pour montrer vos talents !
En rendez-vous, votre téléphone vous sert de catalogues photos. Via les moteurs de recherche ou Pinterest, vous pourrez proposer des idées à vos clients.
Votre ordinateur personnel comme outil de gestion
Un ordinateur peut vous être très utile pour créer un fichier client, par exemple. Comment ? En utilisant par exemple des outils de gestion comme le logiciel de tableaux comme Excel ou la version d’Openoffice.
Répertoriez également dans un second tableau votre stock de produits. A vous de le remplir comme vous le souhaitez : date d’achat, date de conservation, nombre de produits dans votre stock etc. Vous saurez exactement les produits que vous possédez et ceux que vous devez renouveler pour vos futurs rdvs.
Votre ordinateur vous permet aussi d’éditer vos factures, celles qui vous donnerez à vos clients.
Stockez et rangez vos papiers administratifs liés à votre activité
Si vous êtes indépendante, vous êtes alors votre propre patron. Ce qui signifie donc que c’est à vous de gérer la partie administrative de votre métier. Veillez donc à bien conserver l’ensemble de vos papiers liés à la création de votre entreprise. Mais aussi tous les échanges avec les divers organismes : fiscaux, comptabilité, assurances, banques etc.
Pour cela, choisissez l’organisation qui vous semble la plus adéquate. Un (ou plusieurs) classeur(s), un grand trieur, des boîtes de rangement ou encore des coffres de rangement etc.
Pensez que vous devrez aussi conserver toutes vos factures via des outils de gestion.
Sites web pour gérer son activité, plateformes de mise en relation client : le point
Afin de gérer au mieux son activité professionnelle, de nombreux sites internet proposent des formules clés en main.
Ces sites payants (forfait mensuel, trimestriel ou annuel) promettent notamment un gain de temps et une visibilité en s’appuyant sur :
- La gestion de votre activité
- La prise de rdvs clients
Les fonctionnalités proposées varient en fonction des sites web :
- Un planning pour noter vos rdvs (agenda en ligne)
- Un éditeur de factures pour vos clients
- Des tableaux pour gérer votre stock de produits
- Une aide à la comptabilité
Régler et encaisser les prestations coiffure
Certains sites sont d'ailleurs spécialisés dans l’encaissement de vos prestations, il s’agit de logiciel de caisse en ligne ou mobile. Vous pouvez éditer des tickets de caisse, réaliser des exports comptables, transformer une tablette en caisse tactile, permettre à vos clients de régler en carte bancaire.
En effet il est possible de proposer le règlement par carte bancaire à vos clients, via un terminal de paiement électronique. Il s’agit d’un petit boîtier qui fonctionne via une application (sur mobile ou tablette).
D’autres sites sont des plate formes de mise en relation client. Vos futurs clients peuvent par exemple découvrir vos prestations coiffure, votre zone d’activité et prendre un rendez-vous.
C’est très pratique, notamment si vous souhaitez vous faire connaître et obtenir de la clientèle via internet.
A noter : ces plate formes sont généralement payantes, moyennant un abonnement par mois ou par trimestre.
Sociétés de coiffure à domicile comme salarié
Certaines sociétés proposent aux coiffeurs à domicile de devenir salariés. Ils continuent à travailler au domicile des clients, selon leurs propres horaires et établissent leurs propres tarifs. La société Viadom a par exemple conçu pour ses coiffeurs une application mobile entièrement gratuite qui reprend toutes les fonctionnalités citées plus haut.
Gestion de rdv via un agenda, fichier clients, stock de produits, commandes de produits (gratuits), édition de factures, déclaration de son chiffre d’affaire (il n’y a pas de démarche comptable puisque Viadom s’occupe de tout).
L’appli mobile Viadom Coiffure a d'ailleurs été pensée de façon à offrir l’ensemble des services dont un coiffeur à domicile a besoin.
Elle comprend également un onglet de mise en relation, qui permet de visualiser les demandes de RDV en attente ainsi que le secteur géographique des clients.
Vous l'aurez compris, rejoindre un groupe comme Viadom en tant que coiffeur à domicile salarié vous aide dans la gestion de votre activité. Vous pouvez alors vous consacrez à l'essentiel : vos rendez-vous clients !
Pour en savoir plus sur nos services, n'hésitez pas à postuler pour découvrir notre offre ou à nous contacter au 03 89 33 28 26.
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